一般在找到适当的会议活动策划承办商以后，并不意味着作为会议执行方的你就没有什么可做的了，要想会议可以顺利进行，策划之家觉得还需要主办方深入把握许多细节工作。

　　1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由你来做，做出会议进程“时间进度表”;

　　2、 要是会议形式相对郑重，除电话联系以外，需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式和各单位联系，并得到明确答复(比如书面文件或者通知单、邀请函需特殊制作，您还要和印刷厂商协商处理)。

　　3、 会议开始的时候参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时能够认识新朋友，加深和老朋友的关系。要是和会代表是要交会务费的，您还要负责收取会务费。

　　4、 得到会议活动策划承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务和会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保障自己的合法权益。

　　5、 您一定要自己制定出会议日程表以及会议演讲稿及相关报告内容，要是会议内容并不涉及内部机密，也可把情况告之会议承办方，请他们协助制定。

　　6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

　　7、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备)，保证万无一失。

　　8、 报到结束以后，及时通知会议承办方准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时和酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

　　9、 一般情况下以电话通知各单位在什么时候、什么地方举行会议，并确认各单位与会代表人数。

　　10、 制定与公司和这个会议的总目标相一致财务预算，定金通常是先预交总费用的50%，其余费用会议结束的时候一并解清。

　　11、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

　　12、 做好会议期间的协调工作。

　　13、 会议结束以后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。